Wissensschätze online verfügbar machen

– Fallstudie –

Über den Kunden - “Galerie 5020”

Die “Galerie 5020” ist eine etablierte Salzburger Kunstinstitution (Gründung 1992), die sich als Ort der Auseinandersetzung mit zeitgenössischer bildender Kunst versteht. Als gemeinnütziger Verein unterstützt sie Veranstaltungen und Ausstellungen, die sich kritisch mit künstlerischen und gesellschaftlichen Fragen auseinandersetzen. Im Laufe der Jahre wurde zudem eine Bibliothek mit neueren Publikationen aus den Bereichen Kunst-, Kultur- und Medientheorie, sowie Ausstellungskatalogen und Kunstzeitschriften aufgebaut.

Ausganssituation: Bibliothek online nicht verfügbar – Veranstaltungsdokumentation schwer zugänglich

Seit ihrer Gründung fanden in den Räumen der “Galerie 5020” jährlich zwischen 20 und 35 Ausstellungen, Vorträge, Diskussionen und Präsentationen statt. Dazu gibt es eine große Anzahl schriftlicher (Ankündigungen, Rezensionen und Kritiken) und visueller (Bilder, Videos) Unterlagen. Diese Unterlagen sind nur teilweise aufbereitet – nur die jeweils aktuellen Daten sind auf der Website verfügbar. Eine strukturierte Archivierung fehlt ebenso, wie die Möglichkeit die Mehrheit der vergangenen Veranstaltungen einem breiten Publikum zur Verfügung zu stellen.

Über mehr als 15 Jahre wurde sorgfältig eine Bibliothek zu verschiedenen Themen der Kunst-, Kultur- und Medientheorie aufgebaut. Mittlerweile umfasst die Bibliothek ca. 8.500 Werke, die in einer Datenbank erfasst und katalogisiert sind. Für eine Recherche kann vor Ort auf den Bibliothekskatalog zugegriffen werden. Kunst- und Kulturinteressierte, Künstler und Künstlerinnen und vor allem Studierende profitieren in erster Linie von dieser Informations- und Wissensquelle, jedoch ist die Bibliothek verhältnismäßig wenigen Personen bekannt.

Das Ziel der Verantwortlichen war es den Bekanntheitsgrad der Institution zu steigern, indem sowohl die Veranstaltungen, als auch der Bibliothekskatalog einem breiten Publikum permanent zugänglich gemacht werden. Dies sollte im Rahmen einer Neugestaltung der Website passieren.

Lösung: Veranstaltungsarchiv sowie Online-Suche für Veranstaltungen und Bibliothek

Um das gewünschte Ziel zu erreichen, wurden zwei zentrale Maßnahmen durchgeführt: Zum einen wurde eine Bibliothekssuche auf der Website integriert, damit der Bibliothekskatalog permanent für eine grundlegende Literatur-Recherche verfügbar ist. Zum anderen wurde ein Veranstaltungsarchiv angelegt, in dem die Veranstaltungen (mit Texten, Bildern und sonstigen verfügbaren Dokumenten) nach Jahren gruppiert sind.

Daraus ergaben sich folgende Herausforderungen:

  1. Die vorhandene FileMaker-Datenbank musste aufbereitet werden, damit die Daten für die Bibliothekssuche geeignet sind.
  2. Bei der Benutzeroberfläche zur Pflege der Veranstaltungen sollte besonders auf gute Bedienbarkeit geachtet werden, da die vorhandenen Veranstaltungsdaten in Art und Umfang stark variieren.

Als Grundlage für die Bibliothekssuche diente, wie bereits erwähnt, eine FileMaker-Datenbank. Mit Hilfe einer Suchmaske auf der Website kann in Zukunft die Literatursammlung allgemein durchsucht werden. Die Suchergebnisse werden nach Relevanz gereiht. Um genauere Suchergebnisse zu erhalten, kann die Suche an Hand bestimmter Suchkriterien (AutorIn, Titel, Untertitel, Jahr, Verlag, etc.) eingeschränkt werden. Wenn der eingegebene Suchbegriff Tippfehler enthält, werden diese nach Möglichkeit automatisch berücksichtigt. Häufig kommt es vor, dass man nach einer bestimmten Kombination von Wörtern sucht. In diesem Fall kann man die Tippfehler-Korrektur der Suchmaschine explizit deaktivieren, in dem man den Suchbegriff in Anführungszeichen (“”) setzt. Dadurch erhält man ausschließlich exakte Suchtreffer.

Bibliotekssuche
Die Bibliotekssuche bietet vielfältige Möglichkeiten die Suchanfrage zu verfeinern. Zur Bibliothekssuche

Da eine Bibliothek sich in der Regel permanent weiterentwickelt, ist es enorm wichtig, dass das Online-Verzeichnis bequem aktualisiert werden kann. In regelmäßigen Abständen wird die FileMaker-Datenbank exportiert und die Export-Datei im Verwaltungsbereich der Website hochgeladen. Die Verarbeitung der Export-Datei und die Aufbereitung für die Suche passiert automatisch, so dass innerhalb weniger Minuten das Online-Verzeichnis auf dem aktuellen Stand ist.

Auf die Benutzeroberfläche zur Pflege von Veranstaltungen wurde ein besonderes Augenmerk gelegt, da dieser Teil des Verwaltungsbereichs mit Abstand am häufigsten genutzt wird. Für die Website der Kunstinstitution ist das optische Erscheinungsbild von großer Bedeutung. Deshalb kann man bereits beim Eintragen einer Veranstaltung in einer Live-Vorschau parallel zur Eingabemaske sehen, wie die Veranstaltung für einen Besucher der Website dargestellt werden wird. Dies ermöglicht eine rasche Beurteilung des gewählten Bildausschnitts, sowie der Länge von Überschriften bzw. Teaser-Text. So spart man sich das umständliche und relativ zeitaufwändige Wechseln zwischen Verwaltungsbereich und Website, um zu überprüfen, ob die Darstellung einer Veranstaltung den Vorstellungen entspricht.

Beim Bearbeiten einer Veranstaltung kann man in einer Live-Vorschau unmittelbar sehen, wie die Kachel später auf der Startseite aussehen wird.

Ergebnis: Inhaltliche Vielfalt weckt messbar Interesse

Im Rahmen der Neugestaltung der Website wurde die Bibliothek und das umfangreiche Veranstaltungsarchiv online verfügbar gemacht. Ab sofort kann man zu jeder Zeit auf den Bibliothekskatalog zugreifen. Dabei entfällt für eine erste grundlegende Recherche der Anfahrtsweg. Erst wenn man im Online-Verzeichnis fündig geworden ist, steht ein Besuch vor Ort an, bei dem man benötigte Werke ausleihen kann.

Mit der Integration einer permanent verfügbaren Bibliothekssuche soll ein breiteres Publikum adressiert werden. So erfahren selbst unwissende Website-Besucher und -Besucherinnen von der Existenz dieser speziellen Bibliothek.

Neben dem beschriebenen Veranstaltungsarchiv werden auf der Website unter anderem auch aktuelle und zukünftige Veranstaltungen veröffentlicht. Mit der Zeit gehen diese dann auch in das Archiv über. Die Archivierung der Veranstaltungen macht den künstlerischen und kulturellen Schatz der Galerie 5020 für Außenstehende erfassbar. Besonders durch die Vielfalt der Inhalte können sich Interessierte leichter ein Bild machen und es wird deutlich wie viele Facetten diese Institution zu bieten hat.

Zahlen zu Besuchern und Suchanfragen | Anfang August 2014

Die Besucherzahlen der Website bestätigen bereits nach knapp drei Monaten ein erhöhtes Interesse. Seit der Überarbeitung der Website hat sich die durchschnittliche Anzahl der Besucherinnen und Besucher mehr als verdoppelt (von 380 pro Monat auf 830 pro Monat). Auch die Anzahl der Suchanfragen (durchschnittl. 50 pro Monat*) zeigt, dass diese neue Funktionalität gerne in Anspruch genommen wird. Im Schnitt verwendet jeder/jede 16. Besucher/Besucherin die Suche.

*Die Anzahl der Suchanfragen bezieht sich nicht ausschließlich auf die Bibliothek, sondern auch auf Veranstaltungen.

Zahlen zu Bibliothekskatalog und Veranstaltungsarchiv | Anfang August 2014

Der Bibliothekskatalog umfasst derzeit knapp 8.500 Werke von ca. 33.400 Autoren/Autorinnen. Der Grund für die hohe Anzahl letzterer sind die vielen Sammelbände, welche teilweise bis zu 30 Autoren/Autorinnen zugeordnet sind. Rund 275 Veranstaltungen aus den vergangenen zehn Jahren sind momentan erfasst.