Automatisiertes System für Online-Umfragen

– Fallstudie –

Für unseren Kunden Zeichenfabrik haben wir ein individuelles Umfrage System entwickelt und in das bestehende Verwaltungssystem integriert. Das System versendet personalisierte und einfach zu benutzende Umfragen, um eine hohe Ausschöpfungsquote zu erzielen. Der gesamte Prozess findet automatisiert statt, damit keine zusätzliche Arbeit für den Kunden entsteht.

Kunde

Die Zeichenfabrik ist Ausbildungsstätte für Bildende Kunst in Wien. Seit 2009 werden im Semesterbetrieb Malerei und Zeichnung, sowie Fotografiekurse, Comiczeichnung, Druckgrafik, Bild- hauerei, Modedesign, Kinderkurse u.v.m. unterrichtet. Durch die kontrastreiche Zusammenstellung des Kursangebotes und die Bandbreite an unterrichtenden Künstlerinnen und Künstlern versteht sie sich als Plattform für anspruchsvolle künstlerische Aus- und Weiterbildung.

Anforderungen

Mit Hilfe von Online-Umfragen soll das umfangreiche Kursangebot kontinuierlich verbessert wer- den. Die KursteilnehmerInnen beantworten darin kursspezifische, allgemeine und persönliche Fra- gen. Eine Auswertung auf unterschiedlichen Ebenen ist notwendig, um möglichst viel von den Um- frageergebnissen lernen zu können.

Bereits existierende Umfrage-Tools und Produkte bieten eine breite Palette an Funktionen, die es theoretisch ermöglichen die Anforderungen der Zeichenfabrik umzusetzen. Diese Fertigprodukte lassen sich jedoch nicht in einem ausreichenden Rahmen mit dem bestehenden Verwaltungssystem der Zeichenfabrik verbinden. Die fehlende Integration würde zu einem immensen Arbeitsaufwand für die Zeichenfabrik führen, da wichtige Zusammenhänge zwischen den Daten fehlen würden und dadurch die verschiedenen Auswertungen von Hand erstellt werden müssten.

Es soll nämlich möglich sein einzelne Umfrageergebnisse einzusehen, sowie übergreifende Zusam- menfassungen zu kurzspezifischen und allgemeinen Fragen zu sehen. Des Weiteren sollen die Um- frageergebnisse und Zusammenfassungen nach Kriterien wie “Kurs” und “Kurstermin” filterbar sein.

Problemlösung

Damit nicht die gesamte Verwaltung der Umfragen manuell erfolgen muss, hat uns der Kunde beauftragt ein individuelles Umfrage-System zu entwickeln, das in das bestehende Ver- waltungssystem integriert werden soll. Über das bereits existierende System wird das Kursangebot der Zeichenfabrik, die Buchungen und die Fakturierung mit all ihren Rechnungen verwaltet.

Die Integration erlaubt es uns für KursbesucherInnen eine maßgeschneiderte Umfrage zu erstellen. Da einzelne Personen oft mehrere Kurse besuchen kann es passieren, dass in solchen Fällen mehrere Umfragen für eine Person entstehen. Um zu verhindern, dass in solch einem Fall zwei getrennte Umfragen gestellt werden und der Empfänger oder die Empfängerin die allgemeinen und persönlichen Fragen zweimal beantworten muss, fassen wir die Umfragen zusammen. Das heißt, wenn jemand mehrere Kurse besucht hat, wird eine Umfrage erstellt, die für jeden besuchten Kurs die kursspezifischen Fragen beinhaltet. Die allgemeinen und persönlichen Fragen kommen jedoch nur einmal vor.

Auch die E-Mail in der der Umfrage-Link übermittelt wird, ist stark personalisiert. Eine persönliche Anrede und Auflistung der Semester und Kurse, die besucht wurden, stellt sicher, dass sich jeder Empfänger und jede Empfängerin persönlich angesprochen fühlt. Die Umfrage selbst ist im Stil des Corporate Designs der Zeichenfabrik gehalten. Damit wird sie sofort mit der Zeichenfabrik assoziiert und hebt sich von anderen Umfragen deutlich ab.

Um beim Ausfüllen einen visuellen Fortschritt zu vermitteln gibt es eine Prozentanzeige die sich live aktualisiert. Sobald eine Frage oder ein einzelner Unterpunkt beantwortet ist, wird die Anzeige aktualisiert und der Fortschritt ist sichtbar. Die Umfrage ist mit modernen Web-Technologien umge- setzt und funktioniert Dank dieser auf Desktop-Computern, Laptops, Tablets und Smartphones. Das stellt eine gute Benutzbarkeit sicher und erlaubt es jedem die Umfrage auf seinem Wunschgerät auszufüllen.

Auch bei der Auswertung der Umfrage haben wir großen Wert auf Benutzbarkeit gelegt. Durch die direkte Integration in das Verwaltungssystem steht die Auswertung jederzeit zur Verfügung. Ein weiteres Highlight sind die Filterung und Darstellung der Ergebnisse, die in Echtzeit erfolgt! Die Verarbeitung ohne störende Wartezeiten erleichtert die Auswertung immens und ermutigt den Administrator sich ausführlich mit den Daten zu beschäftigen.

Umfrage mit Fortschrittsanzeige
Kursbezogene Umfrage mit dynamischer Fortschrittsanzeige

Ergebnis nach Inbetriebnahme

Ursprünglich war geplant, dass der Administrator manuell auswählt, welche KursbesucherInnen eine Umfrage bekommen. Während der Umsetzung hat sich herausgestellt, dass auch dieser manuelle Arbeitsschritt automatisiert werden kann.

Die enge Zusammenarbeit mit der Zeichenfabrik und die iterative Umsetzung des Projektes hat es uns erlaubt auf diese Erkenntnis zu reagieren und die Umfragen voll automatisiert zu versenden. Alle zwei Wochen wird automatisch ermittelt welche Kurse vor kurzem geendet haben und welche TeilnehmerInnen dazu eine Umfrage bekommen. Dieser Prozess funktioniert eigenständig und bedeutet keinen zusätzlichen Verwaltungsaufwand für die Zeichenfabrik.

Die Zeichenfabrik ist mit dem Ergebnis sehr zufrieden. Nach Aktivierung des Umfrage-Systems wurden rückwirkend ca. 200 Umfragen erstellt und versandt. Bereits nach wenigen Minuten waren die ersten Umfragen vollständig ausgefüllt und im Verwaltungssystem einseh- und auswertbar.

Bereits zwei Wochen nach Inbetriebnahme des Umfrage System lag die Ausschöpfungsquote bei 18,9 Prozent, was weit über den typischen Werten für Online-Umfragen liegt. Im Laufe des ersten Jahres konnte die Ausschöpfungsquote sogar auf 25,1 Prozent gesteigert werden. Zurückzuführen ist dieser Erfolg zum einen auf die gute Benutzbarkeit beim Ausfüllen und zum anderen darauf, dass keine Einheitsumfragen in Massen, sondern individuelle, kunden- und kursbezogene Umfragen verschickt werden.